POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos
Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el
Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT
800.031.148-6 y con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, se constituye como una Empresa
colombiana dedicada al desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño,
programación, pruebas) en el sector de la salud, lo anterior, con alta experiencia en la integración
avanzada de plataformas tecnológicas y las mejores prácticas de desarrollo informático
enfocadas a las necesidades de los Hospitales e I.P.S.
DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 144 No. 21- 16 de la ciudad de Bogotá D.C.
CORREO ELECTRÓNICO: info@cnt.com.co
PÁGINA WEB: www.cnt.com.co www.panacea.com.co
TELÉFONO: 031- 5208026 - OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de
datos personales al interior de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S., permitiendo de esta
manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento
de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos
sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos. - ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases
de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. como responsable del tratamiento de datos
personales.
La presente constituye la versión 2.0 de política de tratamiento de datos personales de la
empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos que realizó la
empresa dando cumplimiento al Decreto 090 de 2018 y la Circular Externa 003 del 30 de marzo
de 2020, esto es la actualización que debe realizar toda empresa de sus bases de datos antes
del 03 de julio de 2020. - DEFINICIONES
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la
información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de
naturaleza pública o privada.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar
sobre el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de
otra persona.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de
los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del tratamiento. - PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se
refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve
el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento
de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular
a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y
la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del
tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar
la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. - DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que
les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del
tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. - AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general
en el tratamiento de datos de carácter personal CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S.
recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier
medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. - DEBERES DE CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. COMO RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. como responsable del tratamiento de datos
personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio. - POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores
los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la
Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la
Empresa serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los
empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras
competentes;
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con
las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
f) Consultar memorandos o llamados de atención.
g) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
h) Establecer comunicación en casos de emergencia.
i) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
j) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de la Empresa.
k) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del
trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios
desarrollados.
l) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales
relacionados con el objeto social de la Empresa.
m) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa
mantenga una relación contractual y clientes en la medida en que sea necesario para
cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan
gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva
los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento
de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
n) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes,
compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión
de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
o) Realizar transferencia internacional de datos a países que proporcionen una protección
similar a la de Colombia como es el caso de diferentes proveedores de servicios
tecnológicos.
p) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación,
entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación
contractual.
q) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
r) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
s) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros
o los mismos colaboradores.
t) Consultar como buena práctica empresarial, antecedentes de los empleados en
listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado
de activos y financiación del terrorismo.
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. Almacena los datos personales de sus empleados,
incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en
una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Gestión Humana, con la finalidad
de administrar la relación contractual entre CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. y el
empleado.
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. trata Datos Personales Sensibles de sus
trabajadores como la huella dactilar a través de control biométrico con la única finalidad de
controlar el ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo
seguros. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo
caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de
Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos
sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por CNT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. procederá a
almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la
documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso
restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad
adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20)
años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.2 Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de
selección:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus postulantes
y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo
será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los postulantes de CNT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución
transparente del proceso de selección del personal.
b) Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar diferentes
pruebas de selección.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de
selección
d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a
formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa como Responsable, podrá tratar para
actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases
de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias
para garantizar la total seguridad de los datos suministrados selección. En todo caso, la
información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y
al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que
hagan necesario el manejo de la información.
9.3Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de los aprendices
SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva,
y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente
lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aprendices SENA del
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley colombiana a las Empresas
patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus
Decretos Reglamentarios.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de
vinculación de aprendices.
d) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como Empresa
patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el
denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
e) Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.
f) Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa productiva.
g) Contactar a familiares en casos de emergencia.
Como quiera que el contrato de aprendizaje al interior de las Empresas patrocinadoras se
enmarca en el ámbito de las relaciones laborales, los respectivos soportes documentales son
manejados y custodiados por parte de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. como historia
laboral por las áreas encargadas de la administración del talento humano.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que
dure la relación del postulante con la Empresa, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2)
años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.4 Tratamiento de datos personales de clientes:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los
almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será
revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de CNT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los
clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y
regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser
transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales,
fiscales y regulatorias.
e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual
y pos contractual.
g) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa
h) Garantizar la prestación de servicios de desarrollo, licenciamiento,
arrendamiento, soporte de software, entre otros.
i) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la
Ley 1581 de 2012.
j) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
k) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
l) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad,
considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna
medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones
de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a
las que está sujeto esta sociedad.
m) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por
el cliente a través de los canales de atención.
n) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico,
SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación
contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
o) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de
la relación contractual.
p) Consultar como buena práctica empresarial, antecedentes de los clientes en listas
restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de
activos y financiación del terrorismo.
q)
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que
dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de
acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.
9.5 Tratamiento de datos personales de prospectos:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de prospectos y los
almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo será
revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los prospectos de CNT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Darle a conocer el portafolio de servicios que son comercializados por la empresa.
b) Realizar seguimiento y perfilación en el proceso de adquisición de un software.
c) Realizar actividades de prospección comercial.
d) Mantener contacto con la empresa a través de canales físicos y digitales aun cuando
no exista un vinculo contractual entre las partes.
e) Realizar invitaciones a eventos y capacitaciones y ofrecer nuevos productos y
servicios.
f) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, y
cualquier tercero con el cual la Empresa tenga un vínculo contractual para el
desarrollo de la actividad de prospección comercial.
g) Contactar al Titular a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico,
SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con el portafolio
de servicios.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el
establecido a través de la autorización otorgada por el prospecto para usar sus datos personales
contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales
que hacen necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores
y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría
de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva. En el caso de datos privados,
la Empresa solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o
contratistas de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
b) Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de
información de la Empresa.
c) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y
regulatorias
d) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
e) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios
recibidos.
f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de
los proveedores.
g) Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el
Sistema de Gestión de Calidad.
h) Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios
con los proveedores.
i) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los
proveedores.
j) Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el
proveedor.
k) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas
precontractual, contractual y poscontractual.
l) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus
vinculadas.
m) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean
otorgadas por los propios proveedores.
n) Consultar como buena práctica empresarial, antecedentes de los proveedores
y contratistas en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras
de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas
los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección,
evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte
de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la
idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, CNT
SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se
autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que
dure la relación del Proveedor o contratista con la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera
de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.
9.7 Tratamiento de datos personales de visitantes en el Control de Ingreso:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y
los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y solo
será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las
instalaciones de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la Empresa a personas que cuentan con
autorización y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las
actividades al interior de la Empresa.
d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de
bioseguridad implementados por la Empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año
contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que
hacen necesario el manejo de la información.
9.8 Tratamiento de datos personales del Registro de Videovigilancia
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y
visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es
calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del
titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras
de Vigilancia de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales e instalaciones de la Empresa.
b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades
laborales de la compañía.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas y terceros
en las instalaciones de la Empresa.
d) Servir de soporte probatorio en la ejecución de procesos disciplinarios en contra
de los colaboradores que comentan cualquier tipo de infracción.
e) Iniciar investigaciones internas cuando se presente un incidente o accidente en las
instalaciones físicas de la Empresa.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a CNT SISTEMAS DE
INFORMACIÓN S.A.S. como administrador de datos personales, la Empresa implementará
Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen
tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a
SESENTA (60) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.9Tratamiento de datos personales de Páginas Web y redes sociales:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta datos personales privados de terceros a
través de su página web o redes sociales y los almacena en una base de datos la cual es
calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del
titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son recopilados a través
de la página web de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. serán:
a) Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de
“contáctenos” o “mi cuenta”
b) Dar a conocer los sistemas de información, software y marcas locales de la
empresa.
c) Recepcionar y dar tramite a las quejas y reclamos de los usuarios.
d) Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales,
informativos, de mercadeo y ventas.
f) Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con
el tercero a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.10 Tratamiento de datos personales de accionistas:
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas y
los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que
solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los accionistas serán:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas.
b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y
demás normatividad aplicable.
e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba
asistir por su calidad de accionista.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el establecido
a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a
partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen
necesario el manejo de la información.
9.11 Tratamiento de datos personales del Control Biométrico
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y
los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo
será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en el control
biométrico de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S., serán:
a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b) Permitir acceso solo al personal autorizado.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados y contratistas en las
instalaciones de la Empresa.
d) Calcular horas extras y compensación de jornadas laborales.
e) Iniciar procesos disciplinarios en caso de incumplir con el horario laboral
establecido por la Empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a lo que dure
la relación laboral con el trabajador o contratista y de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Actualmente la Empresa realiza Transferencia Internacional de datos personales a Chile, lo
anterior teniendo en cuenta que CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. mantiene una
relación contractual vigente con la empresa GRUPO INEXOOS SpA, lo anterior, mediante un
contrato de administración tercerizada (Management Buy Out) que incluye la realización de
actividades de dirección y administración de la compañía al interior de la junta directiva, Gerencia
General, Gerencia comercial, Gerencia de administración y Finanzas y demás áreas operativa;
lo cual a su vez implica la transferencia internacional de las bases de datos con información
personal de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. a través de las diferentes plataformas
tecnológicas o canales que son dispuestos por GRUPO INEXOOS SpA, sociedad comercial
localizada Chile.
Para realizar dicho proceso, CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. ha verificado que dicho
país y la compañía GRUPO INEXOOS SpA reúnan los estándares que garantizan un nivel
adecuado de protección de datos personales, encontrando que en efecto dicho país es miembro
del APEC (Ley 19.628 de 1999) y que la compañía GRUPO INEXOOS SpA cuenta con políticas
de tratamiento de datos personales y medidas de seguridad acordes con la Ley colombiana.
Adicionalmente, CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. puede llegar a realizar Transmisión
internacional de datos personales a través de diferente software de gestión cuyos servidores se
encuentran ubicados en un país distinto al territorio colombiano; lo anterior, con la finalidad de
gestionar todos los procesos internos de la Empresa. En todo caso, además de contar con la
autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN
S.A.S. se asegurará que la acción proporciona los niveles adecuados de protección de datos y
atiende a los requisitos fijados en Colombia por el Régimen de Habeas Data.
Por otro lado, cuando CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. decida realizar una
Transferencia Internacional de datos distinta a la previamente mencionada podrá hacerlo sin
autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información,
confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
11.DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos
personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata
los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de
cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones
a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley
1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños
a la salud, la recreación y el derecho a la familia.
En todo caso, CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. recolectará cuando
corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento,
teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos
prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la
Constitución Política de Colombia.
12.PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS,
RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS
DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por
estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros
a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales
en la compañía, GERENTE ADMINISTRACIÓN & FINANZAS con el apoyo técnico de sus
proveedores legales expertos en Protección de datos, ALMEIDA & ROMO ABOGADOS
CONSULTORES. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico:
habeasdatacnt@cnt.com.co o a través de comunicación escrita radicada la Calle 144 No. 21- 16
de la ciudad de Bogotá D.C.
12.1 Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos
de CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. y la Empresa se encargará de suministrar
toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se
atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de CNT SISTEMAS DE
INFORMACIÓN S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se
advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas
Data, se podrán presentar reclamación ante CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. la cual
será tramitada bajo las siguientes reglas: - El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a CNT SISTEMAS DE
INFORMACIÓN S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar
al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá
que ha desistido del reclamo.
En caso de que CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea
competente para resolverlo, la Empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. - Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base de datos una
leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles. La Empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el
reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, la Empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que
se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
NECESITA
PRORROGA
COMUNICAR
SI NUEVA FECHA
RECLAMO NO RESPUESTA
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y
manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de
brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud
son:
a) Estar dirigida a CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S.
b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d) El objeto de la petición.
e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para
reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá
plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos
en el punto anterior.
12.3 Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por
estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo
directamente ante la Empresa.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la
información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los
términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales
dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá
aportar la documentación que soporte tal petición.
13.Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el
tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento
consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a CNT SISTEMAS DE
INFORMACIÓN S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los
que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal,
de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN
S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los
siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular.
14.MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
CNT SISTEMAS DE INFORMACIÓN S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de
Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda
modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través
de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en
vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con
razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para
el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Empresa el retiro de su
información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no
podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Empresa tenga un deber legal o
contractual de tratar los datos.
15.VIGENCIA
La presente Política rige a partir de noviembre de 2020